Ce n’est pas très facile de se concentrer en travaillant dans un open space. D’où l’émergence des espaces confinés. Ces derniers sont devenus même une véritable tendance depuis quelques temps.

Fonctions

Workbox, think bubble, silent room (silent area) ou think tank, le choix est varié pour designer des espaces de réunion et agencer des bureaux partagés. Avec la croissance de ces derniers, les workboxes ont leur place. En effet, les collaborateurs ont du mal à se concentrer dans un open space. Ce qui a donné naissance à ces « cellules de réunion ».

Dans les bureaux paysagers, tout le monde se voit, s’entend et la cacophonie constante est plus ou moins souvent source de perturbations. Outre leur capacité, leurs dimensions et leurs modalités d’ouverture et de fermeture, ils sont parfaitement aménageables. Que ce soit avec l’esthétique ou la place disponible, il est possible d’y agencer un espace de détente, de restauration, d’accueil, de réunion et de circulation. Les espaces ouverts offrent une meilleure adaptabilité et flexibilité, notamment pour les entreprises en pleine croissance. Les échanges y sont plus libres, qu’ils soient personnels ou professionnels. Si travailler dans un open space favorise la rencontre et les discussions, à la longue, il est préjudiciable à la productivité et la concentration.

Avec l’évolution, l’heure est à l’ouverture de la zone de travail pour interagir entre les collaborateurs. Ainsi, il y aura des espaces pour se concentrer seul sur le traitement d’un dossier délicat, travailler en groupe ou se réunir. Avec les espaces confinés, chaque employé peut s’atteler à ses tâches et responsabilités sans être dérangé par les conversations des autres personnes ou par un entretien téléphonique du voisin. C’est le lieu idéal pour les travailleurs au homeworking de s’entretenir face-à-face à leurs collègues, clients ou signer des documents. Les think bubbles leur permettent aussi de recentrer des idées autour de petits groupes de travail et de retrouver les esprits.

Les silent room ou silent area remplissent plusieurs fonctions dans la mesure où ils favorisent les échanges formels et informels et servent à tenir des réunions internes et externes. Ils  incitent également à la création, la réflexion, l’interaction, la confidentialité, le partage de connaissances et la communication. Au cœur de cette « box in the room », il est possible de tenir une formation avec une dizaine de personnes ou d’appeler par téléphone loin des oreilles indiscrètes. En bref, ces espaces réservés permettent de travailler sans être perturbé.

Dans les silent area sont organisées des réunions rapides. Ces espaces se composent d’une petite salle de réunion et de deux salles de téléphone  comportant une zone d’imprimante et de photocopieuse. Les silent room constituent à la fois des salles de réunion sur mesure, des espaces de réflexion et des bureaux individuels avec des verres translucides et pourvus d’une bonne qualité acoustique. Dans certaines entreprises, les lieux sont modulables où la salle de sport peut faire office d’espace de brainstorming et le jardin, le réfectoire ou la cafétéria se transforme en salle de travail.

Caractéristiques des teamwork spaces

Ces cellules de travail sont conçues avec des matériaux absorbants sur le plan phonique afin de neutraliser les nuisances sonores. Ainsi, ceux qui se trouvent à l’intérieur n’entendent pas les personnes qui sont à l’extérieur et inversement. Celles-ci peuvent être isolées avec des absorbeurs qui empêchent la pénétration des bruits extérieurs. Ce sont des bulles de réflexion avec un système d’éclairage et un plafond. Il peut comprendre un dispositif pour le renouvellement de l’air. Les silent room, quant à eux, possèdent des portes battantes ou coulissantes. Elles sont évolutives, mobiles et démontables.

Certains modèles de cellules confinées sont réalisés avec des cloisons acoustiques en verre translucide. Ce qui permet d’offrir un sentiment d’avoir plus d’espace en étant isolé d’un point de vue acoustique, de voir et être vu et d’agrandir la surface. Pour les think tanks, ils sont opaques, notamment ceux qui sont conçus avec des panneaux de mousse en mélamine. Quant aux workboxes, ils peuvent avoir une superficie de 9 m²  à 30 m², plus spacieux et équipés d’une estrade pour recevoir un auditoire.

Dans les bureaux partagés, 2 ou 3 personnes travaillent ensemble. Elles peuvent ainsi collaborer, échanger leurs idées en toute intimité. D’autres variantes et déclinaisons des cellules de travail partiellement fermées permettent de recevoir jusqu’à une dizaine de personnes. Les salles de réunion de différentes tailles, le lieu de travail flexible ou les espaces pour les discussions informelles ont un impact positif sur la productivité des employés. Les bureaux cellules sont aussi intéressants en termes de luminosité, de température et d’acoustique.

Autres alternatives

Le flex office est une organisation de travail où un collaborateur partage un poste avec une dizaine de personnes, pour une mission plus ou moins longue. Avec ce concept, l’employé se déplace fréquemment ou travaille à domicile. Il ne reste pas souvent devant sa poste, mais assiste à des réunions, utilise les technologies mobiles ou est toujours sur un projet. Le flex office donne l’opportunité aux entreprises de se servir des postes inoccupées et des différentes surfaces : salle de réunion, box, cafétéria, cabines téléphoniques et espace détente. Ceci afin de diversifier l’environnement de travail.

Cette solution est économique, car elle minimise les coûts en réduisant l’espace de travail. Elle favorise la communication entre les collaborateurs qui ont besoin de se réunir pour mener à bien un projet. Le salarié peut s’organiser et choisir librement l’endroit pour travailler. Quelquefois, il reste tranquillement chez lui pour pouvoir bien se concentrer, puis il assiste à un travail collaboratif ou à des réunions.

La création d’un phone box sur mesure avec des cloisons amovibles constitue une autre solution pour être tranquille dans un open space. Il  permet de passer ou de recevoir des appels en toute intimité et s’adapte parfaitement aux besoins des collègues de travail. Par ailleurs, il peut également se transformer en silent area. Ainsi, celui-ci devient une salle de discussions confidentielles entre 2 à 3 collaborateurs, un lieu de gestion de conflit, une salle de réunion projet express ou un espace de réflexion. Comme le silent room, il a plusieurs fonctions. De même, le système de cloison amovible permet de l’agencer en fonction des besoins : cloisons vitrées, pleines, déplacement ou retrait de cloison.